MINISTERUL JUSTIȚIEI AL REPUBLICII MOLDOVA
INSPECTORATUL NAȚIONAL DE PROBAȚIUNE

Serviciul secretariat


 

str. V. Alecsandri 1, biroul 521,
Anticamera: 022-28-09-78
e-mail: probatiune@moldova.md 
Sarcinile de bază:
1.  Asigurarea evidenţei şi examinarea calitativă şi în termen a documentelor şi petiţiilor.
2.  Asigurarea efectuării controlului cu acordarea asistenţei metodologice în domeniu subdiviziunilor teritoriale.
3.  Asigurarea organizării şi desfăşurării şedinţelor Comisiei de expertiză a documentelor din cadrul Inspectoratului Naţional de Probaţiune.
4.  Constituirea dosarelor pentru păstrare/nimicire şi asigurarea integrităţii documentelor.

Atribuţiile de serviciu:
1.  Asigurarea evidenţei şi examinarea calitativă şi în termen a documentelor şi petiţiilor:
-   Primeşte şi înregistrează corespondenţa parvenită în oficiul central;
-   Stabileşte termenele de soluţionare a documentelor şi petiţiilor;
-   Repartizează documentele şi petiţiile pentru examinare în conformitate cu rezoluţiile    conducerii;
-   Organizează înscrierea în audienţă a cetăţenilor;
-   Efectuează examinarea primară a documentelor.

2.   Asigurarea efectuării controlului cu acordarea asistenţei metodologice în domeniu subdiviziunilor teritoriale: 
-    Efectuează controlul asupra examinării documentelor şi petiţiilor în termen;
-    Aduce la cunoştinţa colaboratorilor informaţia cu privire la expirarea termenului de examinare a documentelor şi petiţiilor;
-    Întocmeşte informaţii cu privire la respectarea sau nerespectarea termenelor de examinare a documentelor şi petiţiilor şi o prezintă conducerii;
-    Consultă şi acordă asistenţă metodologică secretarilor administrativi superiori din birourile de probaţiune în domeniul ţinerii lucrărilor de secretariat;
-    Participă la efectuarea controalelor frontale şi inopinate în birourile de probaţiune.

3.   Asigurarea organizării şi desfăşurării şedinţelor Comisiei de expertiză a documentelor din cadrul Inspectoratului Naţional de Probaţiune:
-    Planifică organizarea şedinţei Comisiei Centrale de Expertiză a documentelor şi recepţionează propuneri de la membrii comisiei;
-    Elaborează proiectul ordinii de zi şi proiectul ordinului cu privire la desfăşurarea şedinţelor Comisiei Centrale de Expertiză a documentelor şi distribuie materialele membrilor comisiei;
-    Protocolează şedinţele Comisiei Centrale de Expertiză a documentelor şi efectuează alte lucrări de secretariat în cadrul acestor şedinţe.

Responsabilităţile:
-    Răspunde de respectarea prevederilor legislaţiei în vigoare referitor la ţinerea lucrărilor de secretariat în autorităţile publice;
-    Răspunde de stabilirea şi respectarea termenului de examinare a documentelor;
-    Răspunde de examinarea în termen a documentelor ce ţin domeniul de activitate.

Împuternicirile:
-    Propune soluţii de îmbunătăţire a activităţii lucrărilor de secretariat;
-    Solicite informaţii necesare de la birourile de probaţiune privind ţinerea lucrărilor de secretariat;
-    Participă la activităţile de instruire (conferinţe, seminare, cursuri de instruire, stagii etc.) organizate în ţară.